Para HRD di perusahaan memiliki peran aktif dalam melakukan pengelolaan karyawan, mulai dari rekrutmen, penggajian, sampai penilaian kinerja. Dalam melakukan pengelolaan karyawan, seorang HR tidak bisa melakukannya secara manual.
Hal ini dikarenakan pengelolaan SDM secara manual akan sangat merepotkan dan sulit, apalagi akan memakan waktu yang cukup banyak. Oleh sebab itu, perusahaan membutuhkan sebuah teknologi yang canggih untuk membantu HR dalam mengelola SDM, yaitu adalah HR system.
HR system akan membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan SDM secara lebih efektif dan efisien. Sehingga pengelolaan SDM di perusahaan akan menjadi lebih cepat dan tepat. Untuk itu, artikel ini akan membahas mengenai HR system beserta keuntungan penggunaannya. Simak ulasannya berikut ini ya!
Pengertian HR system
HR system adalah sebuah alat bantu yang akan memudahkan para praktisi HR dalam memproses, memasukkan, dan melaporkan informasi terkait sumber daya manusia di perusahaan. Sistem ini akan membantu HR dalam mengelola tenaga kerja secara lebih efektif dan efisien di perusahaan.
Ada dua istilah yang berkaitan dengan HR system, yaitu HRIS dan HRMS. HRIS adalah Human Resource Information System, dan HRMS adalah Human Resource Management System.
HRIS akan membantu perusahaan dalam mengelola informasi data karyawan, sedangkan HRMS akan merujuk pada pengelolaan berbagai aspek SDM, seperti pelatihan karyawan, rekrutmen sampai pembagian jadwal shift.
Alasan Perusahaan perlu Menggunakan HR System
Adapun alasan perusahaan perlu menggunakan HR system adalah sebagai berikut:
Menyimpan data karyawan
Alasan yang pertama adalah untuk menyimpan data karyawan. Alasan ini sangat penting bagi perusahaan karena salah satu jenis tugas HR adalah menyimpan data karyawan yang terdiri dari data personal sampai data penggajian karyawan.
Mengelola Aktivitas Manajemen SDM
Aktivitas manajemen SDM seperti rekrutmen, pelatihan karyawan, penilaian kinerja, pengelolaan kehadiran karyawan, sampai dengan suksesi posisi yang kosong di perusahaan, akan terasa merepotkan apabila dikerjakan secara manual.
Oleh sebab itu, HR system akan membantu perusahaan dalam mengelola seluruh aktivitas manajemen SDM secara digital. Sehingga membantu aktivitas mereka menjadi semakin efisien dan efektif.
Memudahkan Pembuatan Laporan HR
Seorang HR perlu membuat laporan SDM sebagai pertanggungjawaban. Umumnya, laporan ini akan berisi kinerja karyawan. Sistem HR akan mempermudah tugas pembuatan laporan karena bisa membuat laporan secara otomatis.
Selain itu, laporan kinerja karyawan yang dibuat akan lebih akurat, tepat dan valid. Sehingga laporan HR menjadi semakin objektif dan sesuai dengan fakta di lapangan.
Untuk Mendapatkan fleksibilitas akses
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, pengelolaan SDM secara manual sangatlah tidak praktis. Hal ini karena hanya HR yang dapat mengakses sistem tersebut.
Oleh karena sistem tersebut tidak bisa diakses secara simultan dan hanya bisa diakses oleh HR, karyawan harus menunggu HR dalam segala pengelolaan SDM. Hal ini tentunya akan menyulitkan karyawan.
Maka dari itu, HR system memiliki peran penting dalam konteks ini. Sistem ini bisa diakses oleh HR dan karyawan yang memiliki kepentingan secara bersamaan. Hal ini tentunya akan memudahkan karyawan dan HR dalam melakukan pengelolaan SDM, karena akses tersebut bisa digunakan secara kolektif.
Kesimpulan
HR system merupakan teknologi yang dirancang secara khusus untuk mempermudah pengelolaan SDM di perusahaan. Sistem ini akan mempermudah tugas para praktisi HR dalam menyelesaikan tugas administratif karyawan yang begitu banyak di perusahaan.
Saat ini, sistem ini bisa ditemukan di Software HR yang sudah banyak digunakan oleh perusahaan. Penggunaan perangkat lunak ini tentu akan membantu mempersingkat proses administrasi HR suatu perusahaan. Semoga bermanfaat!
